A aquisição de software é um momento relevante: é o sinal de progresso que se pretende alcançar na maximização da eficiência dos processos de gestão.
É nesse sentido que se revela fundamental uma boa formação nas ferramentas informáticas que se vai passar a utilizar.
Cada software F3M representa uma quantidade quase infinita de oportunidades de maximização de eficiência no processo administrativo, de faturação, de contabilidade, de recursos humanos e tantos outros.
A sua máxima exploração desde o início de utilização revela-se um fator crítico de sucesso para as organizações.
Para que exista esta maximização, destacamos 2 momentos-chave:
1. Formação inicial e
2. Formação de reciclagem.
Aquando da aquisição, é fundamental dotar os utilizadores do máximo conhecimento possível no software adquirido, para que eles possam ter um conhecimento profundo do software que dispõem e estejam conscientes de que eles alimentarão o decisor com informação de qualidade e vão manter controlada a atividade da sua organização.
Depois, mas não menos importante, é necessário um acompanhamento constante ao utilizador. Sabemos que, com a utilização diária, a tendência é a de recorrer a um conjunto de funcionalidades cada vez mais restritas, em função da maior frequência de tarefas realizadas.
Esta situação, que acontece naturalmente, acaba por limitar a utilização do software e restringir, cada vez mais, os outputs gerados. Assim, para que não se diminua a quantidade e qualidade de informação, com impacto significativo no processo de gestão, é importante manter os utilizadores atualizados.
A Formação no software F3M apresenta-se como uma excelente oportunidade de o cliente rentabilizar as suas aplicações informáticas produzidas ou comercializadas pela F3M.
Os principais objetivos são:
• Analisar nível de utilização do software;
• Analisar principais necessidades dos utilizadores;
• Analisar necessidades de informação dos órgãos decisores;
• Construir um plano de formação em contexto de trabalho que potencie as funcionalidades do software;
• Desenvolver um plano de formação adequado às dificuldades e necessidades dos utilizadores;
• Maximizar a informação a retirar do software com vista à construção de um conjunto de outputs que possam contribuir para a tomada de decisão.
As principais vantagens identificadas são:
• Aumento dos níveis de utilização do software;
• Cumprimento das horas de formação legais obrigatórias;
• Certificado de formação DGERT;
• Preços mais reduzidos, beneficiando do efeito de escala;
• Possibilidade de abranger um maior número de colaboradores pelo facto de não ter de os deslocar;
• Gerir os dias e horários de formação para não prejudicar as operações da empresa ou Instituição;
• Formação em contexto de trabalho;
• Rentabilização do investimento já efetuado no software.
Não menosprezar a formação é um sinal de qualidade de gestão.
